Wykwalifikowana sekretarka

W związku ze zbliżającym się Międzynarodowym Dniem Sekretarki i Asystentki (25 kwietnia) postanowiliśmy przybliżyć ten zawód przyszłym kandydatkom na to stanowisko. Warto dodać, że to właśnie Policealne Studium na Ogrodowej często w skrócie nazywane „Szkołą Sekretarek” jest kuźnią dla tego zawodu. Nic więc dziwnego, że uroczyste obchody tego święta zainaugurowane zostały właśnie przez Studium Stenotypii i Języków Obcych, a odbędą się już 26 kwietnia w siedzibie Business Centre Club przy Placu Żelaznej Bramy 10 – szczegóły już wkrótce.

A wracając do zawodu sekretarki – czy współczesna firma, urząd czy instytucja może funkcjonować bez sekretariatu? Zastanówmy się, jakie zadania czekają na sekretarkę. Oto one:

- korespondencja – sekretarka czyta, segreguje i przekazuje odpowiednim osobom w firmie korespondencję zarówno przychodzącą, jak i wychodzącą. Także do jej zadań należy tworzenie korespondencji w imieniu szefa oraz jej archiwizowanie.

- obieg dokumentów – do zadań sekretarki należy pilnowanie ich obiegu zgodnie z instrukcją kancelaryjną

- spotkania – to sekretarka ustala daty spotkań, informuje o nich wszystkich uczestników, organizuje miejsce spotkania (czy to w biurze czy też poza jego siedzibą), tutaj może zaparzyć kawę czy przygotować herbatę ;) ale nie jest to, wbrew powszechnym stereotypom, jej główne zadanie

- notatki – no właśnie, sekretarka: pisze pod dyktando, stenografuje ręcznie lub maszynowo, przepisuje notatki na klawiaturze komputera (na maszynie już zdecydowanie rzadziej) lub przepisuje z nagrań. No i na końcu jeszcze archiwizuje powstałe notatki. Uff, trzeba to wszystko umieć, domowy kurs maszynopisania tutaj niewiele pomoże

- telefony - telefony w mojej głowie – wciąż dzwonią, drrrrrryyyyy – sekretarka odbiera telefony, przekazuje właściwe informacje, kieruje rozmówców do odpowiednich osób w przedsiębiorstwie, łączy rozmowy wychodzące i wewnętrzne, zbiera informacje od dzwoniących, aby przekazać je odpowiednim osobom lub oddzwonić z konkretnymi informacjami. Jak się w tym wszystkim nie pogubić?

- Goście! Goście! – wydawać by się mogło, że to bardzo przyjemne zadanie – przyjmować gości. Jednak, gdy są to goście prezesa – trzeba stanąć na wysokości zadania. Sekretarka wita gości, upewnia się, że przyszli we właściwym terminie i w umówionej sprawie, prowadzi gości do przełożonego, ewentualnie do wcześniej przygotowanego miejsca.

- organizacja pracy przełożonego – temat rzeka, a wszystko zależy od przełożonego i jego kalendarza pracy. Sekretarka umawia spotkania, potwierdza terminy, ustala program podróży służbowych, dokonuje wszelkich niezbędnych rezerwacji, pamięta o ważnych dla firmy, przełożonego datach, przygotowuje materiały na spotkania, na wyjazdy służbowe, prowadzi korespondencję, pilnuje wszystkich terminów i wszystkich, którzy mają je dotrzymać.

A przy tym wszystkim to właśnie sekretarka, dzięki bliskiej współpracy ze swoim przełożonym jest często najlepiej poinformowaną w firmie osobą. Jednak wymogiem jest, aby była taktowna i dyskretna, bo tylko w ten sposób pozyska zaufanie swojego przełożonego i szacunek pozostałych pracowników firmy.

Warto też pamiętać, że osoba zatrudniona na stanowisku sekretarki, powinna być osobą komunikatywną i chętną do współpracy z ludźmi, zaradną a przy tym asertywną. Sekretarkę powinna także charakteryzować dobra dykcja, znajomość zasad i pisowni języka polskiego (przecież przygotowuje korespondencję w imieniu swojego szefa), a także języków obcych. Także nie bez znaczenia jest wygląd – to sekretariat jest wizytówką firmy, pierwszym miejscem, z którym się stykamy wchodząc do przedsiębiorstwa. W związku z tym, osoba w nim pracująca powinna być zadbana, schludnie ubrana i reprezentatywna. Powinna swoim wyglądem wzbudzać zaufanie gości.

Czy tego wszystkiego można się nauczyć, czy sekretarką trzeba się po prostu urodzić? Na pewno niektóre cechy dobrze jest mieć wrodzone (komunikatywność czy urok osobisty), ale inne trzeba po prostu wyćwiczyć. Pytanie – gdzie i jak? Najlepiej w profesjonalnej szkole, która w ciągu czterech semestrów przygotowuje do zawodu sekretarki czy też asystentki. To właśnie na Ogrodowej – w „Szkole Sekretarek” w ciągu dwuletniego studium gwarantowane jest dla przykładu prawie 1.200 godzin nauki języków obcych, czy tysiąc godzin nauki szybkiego pisania i stenografii. A do tego wszystkiego przedmioty zawodowe typu: zarys prawa, podstawy ekonomii i ekonomiki przedsiębiorstw, psychologia i socjologia społeczna czy rachunkowość i finanse. Oczywiście obowiązkowo jeszcze organizacja i technika pracy biurowej. A zdobytą w Studium wiedzę można sprawdzić na praktykach zawodowych w renomowanych firmach w Warszawie. Czego więcej potrzeba? Chyba tylko dobrych chęci do nauki i rozwoju własnych kwalifikacji.

A na koniec - niegdysiejszy hymn sekretarek w wykonaniu Maryli Rodowicz, pt. Szparka Sekretarka. Te czasy już odeszły w niepamięć, współczesnym sekretarką stawiane są poważne wymagania, chociaż parę wersów tej piosenki jest dalej całkiem aktualnych ;)